09 Mar Ventajas de usar un sistema contable para tu empresa
Qué utilidad tiene un sistema contable
Probablemente te preguntes ¿para qué sirve un sistema contable?, sobre todo si trabajas solo o piensas que se trata de un programa destinado a grandes multinacionales. En realidad, cada vez que te sientas a calcular lo que has facturado y los pagos que has hecho, estás utilizando un sistema contable. Un sistema bastante rudimentario, eso sí, pero sistema al fin y al cabo.
De una forma resumida, podemos decir que el uso de un sistema contable es el de llevar un control de todos los movimientos que se hacen en una empresa. Es un modo de gestionar las entradas y salidas de dinero, además de poder recurrir a los libros cuando queremos saber un dato específico, como determinada cantidad o la fecha en la que se recibió un ingreso, por ejemplo.
Sistema manual vs. sistema informático
Si tienes que encargarte de apuntar y registrar todos los movimientos que se hacen en tu empresa, puede que te lleve un tiempo que no tienes. Además de que siempre está el factor humano, que hace que te puedas equivocar en una cifra, y cuando vas a cerrar las cuentas estas no cuadren, sin saber cuál es el problema. Tendrás que repasar uno por uno todos los apuntes, con el tiempo extra que esto conlleva. En caso de que seas un autónomo o tengas una empresa pequeña, posiblemente no puedas dedicarle ese tiempo. Aunque contratar a un contable tal vez tampoco sea viable.
Los sistemas informáticos están desarrollados para agilizar el proceso de contabilidad. Basta con incluir los datos y las cuentas se van haciendo solas, por así decirlo. Es verdad que aún nos podemos equivocar al introducirlos, pero es mucho más sencillo detectarlos, ya que el programa comprueba que no haya errores.
Cierres e informes con un clic
Uno de los principales beneficios de usar un sistema contable informatizado es la posibilidad de generar un informe detallado de forma sencilla. Simplemente pulsando un botón, se puede conseguir la información que llevaría a una o varias personas horas, o incluso algunos días.
Además, se pueden elegir los datos que queremos que aparezcan. Por ejemplo, es posible hacer un informe que recoja solo los gastos realizados en un período en concreto, los ingresos pendientes de recibir y muchas otras cosas que son de ayuda para hacer previsiones o ver si algo es posible.
En los períodos de cierre de cuentas, como cuando hay que hacer pagos de impuestos, el sistema puede realizar un cierre e incluso crear el formulario con el que se presentan estas declaraciones. Programas como el sofware contable de Gespymes permiten automatizar los cierres y apertura de ejercicios, o la creación de estos formularios listos para enviar.
Datos más seguros
La ley exige que se mantengan durante varios años los informes financieros de una empresa. Esto puede requerir mucho espacio si se hace de forma física, ya que los archivos en papel pueden ocupar demasiado. Además de que puede ocurrir un imprevisto que cause graves daños, como un incendio o una inundación. Por no hablar del robo de esta información, que puede ser muy peligroso si cae en malas manos.
Con la ayuda de un sistema contable, todos los archivos se guardan en dispositivos electrónicos o en la nube, de donde se pueden sacar cuando sea necesario. Sin necesidad de depender de un equipo en concreto. Simplemente teniendo acceso al programa con los datos adecuados.
Facilidad para aprender a usarlos
Llevar un libro de contabilidad es algo que requiere de unos conocimientos bastante amplios. Con un sistema contable, además de hacer las cosas en mucho menos tiempo se puede ir aprendiendo cómo funciona. Lo que ayuda a mantenerse al día con factores como el gasto general o el aumento de los costes.
Además, la mayoría de estos programas son muy intuitivos, y hacen muy fácil gestionar la contabilidad de una empresa de cualquier tamaño.
Una importante reducción de costos
Otro de los aspectos en los que resulta muy beneficioso contar con un sistema de contabilidad es el costo. La contabilidad puede ser un gran gasto, tanto en tiempo como en dinero. Si hay que destinar recursos o personal a que gestionen las cuentas, puede que se ponga en riesgo incluso la viabilidad de un proyecto.
El uso de un programa de gestión contable permite reducir al mínimo estos costes. Además, están surgiendo nuevos sistemas como
la contabilidad colaborativa 4.0, que está empezando a funcionar y que promete ser la nueva forma de gestionarlo todo. Es uno de los ejemplos de cómo la tecnología no solo nos puede ayudar a optimizar los recursos de nuestro negocio, sino que también evoluciona para hacerlo todo más sencillo, cómodo y eficaz.
Si no lo has hecho aún, es el momento de cambiar de sistema
Si tienes un pequeño negocio y aún pasas tiempo a final de mes haciendo facturas y ordenando pagos, es el momento de dar el salto y utilizar un sistema contable diferente. Hay sistemas que se adaptan a la perfección a las condiciones de cualquier empresa, por lo que no importa si el volumen que manejas es muy poco, comparado con el de otros negocios. Si te sientas a calcular el tiempo y el dinero que puedes llegar a ahorrarte, seguramente esa sea la última vez que hagas las cuentas de forma manual.
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